Règlements

ASSOCIATION DES PROPRIÉTAIRES DES TROIS LACS DE STONEHAM

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX


(Règlements adoptés à l’assemblée générale du 22 avril 1974, et corrigés conformément aux amendements adoptés à l’assemblée générale du 18 avril 1979, à l’assemblée générale du 29 avril 1987 et à l'assemblée générale du 5 juin 2017)


1.-Bureau principal

Le bureau principal de l’association est établi en la municipalité des Cantons Unis de

Stoneham - Tewkesbury, à tout endroit que le bureau de direction pourra de temps à

autre déterminé.

LES MEMBRES

2.-Catégories

L’association comprend deux catégories de membres : les membres actifs et les membres honoraires.


3.-Membres actifs

Les signataires de la requête de constitution en corporation et du mémoire des conventions sont membres actifs de l’association. Toute autre personne ayant qualité de propriétaire riverain aux Trois Lacs de la municipalité des Cantons Unis de Stoneham- Tewkesbury pourra devenir membre actif sur demande à cette fin et sur acceptation du bureau de direction, en se conformant à toutes autres conditions d’admission établies par résolution du bureau de direction, le tout subordonnément aux dispositions du présent règlement relatives à la suspension, à l’expulsion et à la démission des membres.

Les propriétaires riverains pourront mandater leur conjoint ou tout autre membre de leur famille (ou toute personne dûment autorisée dans le cas des propriétaires personnes morales) aux fins de devenir membres de l’association en leur lieu et place.

4.-Membres honoraires

Il sera loisible à l’association d’accepter des membres honoraires à des conditions à établir.


5.-Contributions

Les contributions qui devront être versées à l’association par ses membres seront établies par résolution du bureau de direction.

6.-Suspension et expulsion

Le bureau de direction pourra, par résolution, suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement tout membre actif qui néglige de payer ses contributions à échéance ou qui enfreint quelque autre disposition des règlements de l’association ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’association; rapport sera fait à l’assemblée générale à ce sujet.

7.-Démission

Tout membre pourra démissionner comme tel, en adressant un avis écrit au secrétaire de l’association. Toute démission ne vaudra qu’après acceptation par le bureau de direction et ne prendra effet que le premier jour du mois suivant telle acceptation.

La démission d’un membre ne libère pas du paiement de toute contribution due à l’association jusqu’au jour où telle démission prend effet.

LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

8.-Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres de l’association aura lieu à la date que le bureau de direction fixera à chaque année, mais avant l’expiration des six mois suivant la fin de la dernière année fiscale de l’association.

9- Pouvoirs et devoirs de l’assemblée générale annuelle

L’assemblée générale des membres a le pouvoir de :

1) approuver le rapport annuel du bureau de direction;

2) approuver le rapport financier de l’année précédente;

3) adopter, modifier ou abroger les règlements généraux de l’organisation;

4) élire les officiers du bureau de direction.

10- Ordre du jour

Pour toute assemblée générale annuelle, l’ordre du jour doit contenir au minimum les thèmes suivants :

1) acceptation du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle;

2) approbation du budget;

3) approbation des règlements généraux amendés ou ajoutés;

4) élection des officiers du bureau de direction.

11.-Assemblées spéciales

Toutes les assemblées générales spéciales des membres seront tenues à un lieu à déterminer et selon que les circonstances l’exigeront.

Il sera loisible au président ou au bureau de direction de convoquer toutes les assemblées.

De plus, le secrétaire sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins dix (10) membres, et cela dans les quinze (15) jours suivant la réception d’une telle demande écrite qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale.

À défaut par le secrétaire de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

12.-Avis de convocation

Toute assemblée des membres sera convoquée au moyen d’un avis écrit indiquant la date, l’heure, l’endroit et les buts de l’assemblée. Le délai de convocation de toute assemblée des membres sera d’au moins huit (8) jours. La présence d’un membre actif à une assemblée quelconque couvrira le défait d’avis quant à ce membre.

13.-Quorum

Huit (8) membres actifs en règle, présents en personne, constitueront un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou spéciale des membres. Aucune affaire ne sera transigée à une assemblée à moins que le quorum requis n’existe dès l’ouverture de l’assemblée.

14.-Vote

À toute assemblée des membres, seuls les membres actifs en règle ont droit de vote, chacun d’eux n’ayant droit qu’à un seul vote, même s’il est propriétaire de plusieurs terrains, seul ou conjointement; dans le cas de propriété (s) conjointe (s), un seul droit de vote est accordé, et il incombe aux propriétaires conjoints de désigner parmi eux un membre actif en règle pour exercer le droit de vote.

À toutes assemblées, les voix se prennent par vote ouvert ou, si tel est le désir d’au moins trois (3) membres, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs présents ayant droit de vote; au cas d’égalité de voix, le président a droit à un second vote ou vote prépondérant.

LE BUREAU DE DIRECTION

15.-Nombre de membres

Les affaires de l’association sont administrées par un bureau de direction composé de sept (7) administrateurs.

16.-Éligibilité

Tout membre actif en règle est éligible comme administrateur et pourra remplir telles fonctions.

17.-Durée de la fonction

Tout administrateur entrera en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. La durée de leur mandat est de deux ans. Durant cette période, tout administrateur peut être remplacée ou destitué en conformité avec les autres dispositions des règlements.

18.-Élection

Les sept (7) administrateurs sont élus chaque année par les membres actifs et ayant droit de vote, au cours de leur assemblée générale annuelle. Lors de l'assemblée générale, les membres de l'assemblée éliront les administrateurs chaque année à raison de trois (3) postes pour une année et quatre (4) postes pour l'année suivante et ce, en alternance d'année en année. Tout administrateur sortant de charges est rééligible s’il possède les qualifications requises.

Toute vacance survenue dans le bureau de direction pour quelque cause que ce soit, peut être comblée par la nomination d'un nouveau administrateur et ce, par le bureau de direction. Il demeurera en fonction par résolution, pour la balance non expirée du terme pour lequel l’administrateur cessant ainsi d’occuper ses fonctions avait été élu ou nommé

19.-Directeur retiré

Cesse de faire partie du bureau de direction et d’occuper sa fonction, tout administrateur :

a) qui offre par écrit sa démission au bureau de direction, à compter du moment où celui-ci, par résolution, l’accepte, ou

b) qui cesse de posséder les qualifications requises, ou

c) qui serait démis de ses fonctions par une assemblée générale spéciale.

20.-Rémunération

Les administrateurs ne seront pas rémunérés pour leurs services comme tels.

RÉUNIONS DU BUREAU DE DIRECTION


21.-Date des réunions

Les administrateurs se réuniront aussi souvent que nécessaire.

22.-Convocation

Les réunions du bureau de direction sont convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des administrateurs. Elles seront tenues à tout endroit de temps à autre désigné par la majorité des administrateurs.

23.-Avis de convocation

L’avis de convocation de toute réunion du bureau de direction peut être verbal. Le délai de convocation sera d’au moins vingt-quatre (24) heures. Si tous les administrateurs sont présents à une réunion, ou y consentant par écrit, toute réunion peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.


24.-Quorum et vote

Une majorité des administrateurs en exercice du bureau de direction devra être présente à chaque réunion pour constituer le quorum requis pour l’assemblée. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque administrateur y compris le président, ayant droit à un seul vote.

25- Déclaration d’intérêt

Un administrateur doit s’abstenir de participer à la discussion et de voter sur un contrat pour lequel il a un intérêt. S’il le fait, son vote est nul.

Un administrateur intéressé qui omet volontairement de déclarer son intérêt s’expose à perdre sa qualité d’officier.

26- Conférence téléphonique

Si tous les administrateurs sont d’accord, une réunion du bureau de direction peut être tenue, en tout ou en partie, au moyen d’un appel téléphonique conférence.

LES OFFICIERS

27.-Désignation

Les officiers de l’association seront le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier, et dans ce cas pourra être désignée sous le nom de secrétaire-trésorier.

28.-Élection

C’est aux sept administrateurs élus par l’assemblée générale annuelle, qu’il incombe d’élire parmi eux les officiers de l’association. Cette élection aura lieu, soit en caucus à l’assemblée générale si les sept élus sont présents, soit à la première réunion du bureau de direction suivant l’assemblée générale et, par la suite, lorsque les circonstances l’exigeront.


29.-Délégation des pouvoirs

En cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de l’association ou pour toute autre raison jugée suffisante par le bureau de direction, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout autre membre du bureau de direction.

30.-Président

Le président est l’officier exécutif en chef de l’association. Il préside toutes les réunions du bureau de direction et des administrateurs. Il voit à l’exécution des décisions du bureau de direction, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le bureau direction. Il voit à l’application des règlements.

31.-Vice-président

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions.

32.-Secrétaire

Le secrétaire assiste à toutes les assemblées des membres et du bureau de direction et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le bureau de direction. Il a la garde du livre des minutes et des autres documents de l’association.

33.-Trésorier

Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’association et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens, des dettes et des recettes et déboursés de l’association dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le bureau de direction, les deniers de l’association. Il tient à jour la liste des membres.

34.-Vacances

Si les fonctions de l’un quelconque des officiers de l’association deviennent vacantes par suite du décès ou de résignation ou de toute autre cause quelconque, le bureau de direction, par résolution pourra élire ou nommer une autre personne qualifiée, pour remplir cette vacance, et cet officier restera en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office de l’officier ainsi remplacé.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

35.-Année fiscale

L’exercice financier de l’association se termine le 31 décembre de chaque année.


36.-Livres et comptabilité

Le bureau de direction fera tenir par le trésorier de l’association ou sous son contrôle un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’association, tous les biens détenus par l’association et toutes les dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de l’association. Ce livre ou ces livres seront tenus au siège social de l’association et seront ouverts en tout temps à l'examen du président ou du bureau de direction.

37.-Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’association seront signés par les personnes qui seront de temps à autre désignées à cette fin par le bureau de direction.

38.-Amendements aux règlements

Toute proposition d’amendement aux règlements de l’association est recevable par l’assemblée générale annuelle à condition que le texte de ladite proposition ait été expédié aux membres en même temps que la convocation.