Règlements

ASSOCIATION DES PROPRIÉTAIRES DES TROIS LACS DE STONEHAM

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

(Règlements adoptés à l’assemblée générale du 22 avril 1974, et corrigés conformément aux amendements adoptés à l’assemblée générale du 18 avril 1979 et à l’assemblée générale du 29 avril 1987.)

1.-Bureau principal

Le bureau principal de l’association est établi en la municipalité des Cantons Unis de Stoneham - Tewkesbury, à tout endroit que le bureau de direction pourra de temps à autre déterminer.

LES MEMBRES

2.-Catégories

L’association comprend deux catégories de membres : les membres actifs et les membres honoraires.

3.-Membres actifs

Les signataires de la requête de constitution en corporation et du mémoire des conventions sont membres actifs de l’association. Toute autre personne ayant qualité de propriétaire riverain aux Trois Lacs de la municipalité des Cantons Unis de Stoneham - Tewkesbury pourra devenir membre actif sur demande à cette fin et sur acceptation du bureau de direction, en se conformant à toutes autres conditions d’admission établies par résolution du bureau de direction, le tout subordonnément aux dispositions du présent règlement relatives à la suspension, à l’expulsion et à la démission des membres.

Les propriétaires riverains pourront mandater leur conjoint ou tout autre membre de leur famille (ou toute personne dûment autorisée dans le cas des propriétaires personnes morales) aux fins de devenir membres de l’association en leur lieu et place.

4.-Membres honoraires

Il sera loisible à l’association d’accepter des membres honoraires à des conditions à établir.

5.-Contributions

Les contributions qui devront être versées à l’association par ses membres seront établies par résolution du bureau de direction.

6.-Cartes de membres

Il est loisible au bureau de direction, aux conditions qu’il pourra déterminer, de pourvoir à l’émission de cartes à tout membre. Pour être valides, ces cartes devront porter la signature du président et du trésorier de l’association.

7.-Suspension et expulsion

Le bureau de direction pourra, par résolution, suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement tout membre actif qui néglige de payer ses contributions a échéance ou qui enfreint quelque autre disposition des règlements de l’association ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’association; rapport sera fait à l’assemblée générale à ce sujet.

8.-Démission

Tout membre pourra démissionner comme tel, en adressant un avis écrit au secrétaire de l’association. Toute démission ne vaudra qu’après acceptation par le bureau de direction et ne prendra effet que le premier jour du mois suivant telle acceptation. La démission d’un membre ne libère pas du paiement de toute contribution due à l’association jusqu’au jour où telle démission prend effet.

LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

9.-Assemblée annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres de l’association aura lieu à la date que le bureau de direction fixera à chaque année, mais avant l’expiration des six mois suivant la fin de la dernière année fiscale de l’association.

10.-Assemblées spéciales

Toutes les assemblées générales spéciales des membres seront tenues au bureau principal de l’association et selon que les circonstances l’exigeront. Il sera loisible au président ou au bureau de direction de convoquer toutes les assemblées. De plus, le secrétaire sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins dix (10) membres, et cela dans les quinze (15) jours suivant la réception d’une telle demande écrite qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale. A défaut par le secrétaire de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

11.-Avis de convocation

Toute assemblée des membres sera convoquée au moyen d’un avis écrit indiquant la date, l’heure, l’endroit et les buts de l’assemblée. Le délai de convocation de toute assemblée des membres sera d’au moins huit (8) jours. La présence d’un membre actif à une assemblée quelconque couvrira le défait d’avis quant à ce membre.

12.-Quorum

Huit (8) membres actifs en règle, présents en personne, constitueront un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou spéciale des membres. Aucune affaire ne sera transigée à une assemblée à moins que le quorum requis n’existe dès l’ouverture de l’assemblée.

13.-Vote

A toute assemblée des membres, seuls les membres actifs en règle ont droit de vote, chacun d’eux n’ayant droit qu’à un seul vote, même s’il est propriétaire de plusieurs terrains, seul ou conjointement; dans le cas de propriété (s) conjointe (s), un seul droit de vote est accordé, et il incombe aux propriétaires conjoints de désigner parmi eux un membre actif en règle pour exercer le droit de vote.

A toutes assemblées, les voix se prennent par vote ouvert ou, si tel est le désir d’au moins trois (3) membres, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs présents ayant droit de vote; au cas d’égalité de voix, le président a droit à un second vote ou vote prépondérant.

LE BUREAU DE DIRECTION

14.-Nombre de membres

Les affaires de l’association sont administrées par un bureau de direction composé de sept (7) membres.

15.-Éligibilité

Tout membre actif en règle est éligible comme membre du bureau de direction et pourra remplir telles fonctions.

16.-Durée de la fonction

Tout membre du bureau de direction entrera en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeurera en fonction jusqu'à l’assemblée annuelle suivante ou jusqu'à ce que son successeur ait été nommé ou élu à moins que dans l’intervalle il n’ait été retiré en conformité des dispositions du présent règlement.

17.-Élection

Les sept (7) membres du bureau de direction sont élus chaque année par les membres actifs et ayant droit de vote, au cours de leur assemblée générale annuelle. Tout membre du bureau sortant de charges est rééligible s’il possède les qualifications requises.

Toute vacance survenue dans le bureau de direction pour quelque cause que ce soit, peut être remplie par les membres du bureau de direction demeurant en fonctions par résolution, pour la balance non expirée du terme pour lequel le membre du bureau de direction cessant ainsi d’occuper ses fonctions avait été élu ou nommé.

18.-Directeur retiré

Cesse de faire partie du bureau de direction et d’occuper sa fonction, tout membre :

a) qui offre par écrit sa démission au bureau de direction, à compter du moment où celui-ci, par résolution, l’accepte, ou

b) qui cesse de posséder les qualifications requises, ou

c) qui serait démis de ses fonctions par une assemblée générale spéciale.

19.-Rémunération

Les membres du bureau de direction ne seront pas rémunérés pour leurs services comme tels.

ASSEMBLÉES DU BUREAU DE DIRECTION

20.-Date des assemblées

Les directeurs se réuniront aussi souvent que nécessaire.

21.-Convocation

Les réunions du bureau de direction sont convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du bureau de direction. Elles seront tenues à tout endroit de temps à autre désigné par la majorité des membres du bureau de direction.

22.-Avis de convocation

L’avis de convocation de toute assemblée du bureau de direction peut être verbal. Le délai de convocation sera d’au moins vingt-quatre (24) heures. Si tous les membres du bureau de direction sont présents à une assemblée, ou y consentant par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.

23.-Quorum et vote

Une majorité des membres en exercice du bureau de direction devra être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre du bureau de direction y compris le président, ayant droit à un seul vote.

LES OFFICIERS

24.-Désignation

Les officiers de l’association seront le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier, et dans ce cas pourra être désignée sous le nom de secrétaire-trésorier.

25.-Élection

C’est aux cinq membres du bureau de direction élus par l’assemblée générale annuelle, qu’il incombe d’élire parmi eux les officiers de l’association. Cette élection aura lieu, soit en caucus à l’assemblée générale si les cinq élus sont présents, soit à la première réunion du bureau de direction suivant l’assemblée générale et, par la suite, lorsque les circonstances l’exigeront.

26.-Rémunération

Aucun officier de l’association ne sera rémunéré comme tel.

27.-Délégation des pouvoirs

En cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de l’association ou pour toute autre raison jugée suffisante par le bureau de direction, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout autre membre du bureau de direction.

28.-Président

Le président est l’officier exécutif en chef de l’association. Il préside toutes les assemblées du bureau de direction et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du bureau de direction, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le bureau direction.

29.-Vice-président

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions.

30.-Secrétaire

Le secrétaire assiste à toutes les assemblées des membres et du bureau de direction et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le bureau de direction. Il a la garde du livre des minutes et des autres documents de l’association.

31.-Trésorier

Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’association et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens, des dettes et des recettes et déboursés de l’association dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le bureau de direction, les deniers de l’association.

32.-Vacances

Si les fonctions de l’un quelconque des officiers de l’association deviennent vacantes par suite du décès ou de résignation ou de toute autre cause quelconque, le bureau de direction, par résolution pourra élire ou nommer une autre personne qualifiée, pour remplir cette vacance, et cet officier restera en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office de l’officier ainsi remplacé.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

33.-Année fiscale

L’exercice financier de l’association se termine le 31 décembre de chaque année.

34.-Livres et comptabilité

Le bureau de direction fera tenir par le trésorier de l’association ou sous son contrôle un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’association, tous les biens détenus par l’association et toutes les dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de l’association. Ce livre ou ces livres seront tenus au siège social de l’association et seront ouverts en tout temps à l'examen du président ou du bureau de direction.

35.-Vérification

Les livres et états financiers de l’association seront vérifiés chaque année aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres.

36.-Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’association seront signés par les personnes qui seront de temps à autre désignées à cette fin par le bureau de direction.

37.-Amendements aux règlements

Toute proposition d’amendement aux règlements de l’association est recevable par l’assemblée générale annuelle à condition que le texte de ladite proposition ait été expédié aux membres en même temps que la convocation.